Geolocalización de los trabajadores cumpliendo la normativa de Protección de Datos

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Cada vez más empresas utilizan los avances tecnológicos para controlar las herramientas de trabajo facilitadas a sus trabajadores. Entre esas tecnologías adquieren importancia las herramientas de geolocalización con las que el empresario puede conocer la localización, tanto de bienes propiedad de la empresa, como de trabajadores.

El acceso a los datos de geolocalización se considera un tratamiento de datos de carácter personal por lo que es necesario cumplir la normativa de Protección de Datos. Se considera dato de geolocalización  “cualquier dato tratado en una red de comunicaciones electrónicas que indique la posición geográfica del equipo terminal del usuario de un servicio de comunicaciones electrónicas disponible para el público”.

Tratamiento de datos de localización geográfica

 

Estos datos se refieren a una persona física identificada o identificable pero constituyen un tratamiento de datos personales que no necesitaría consentimiento del trabajador ya que dicho tratamiento se realiza para la gestión de la relación laboral, por tanto no sería necesario solicitar el consentimiento para dicho tratamiento de datos aunque sí sería necesario informarle del mismo.

El empresario debe tener cuidado en caso de que esos datos de localización geográfica revelen información no concerniente a la actividad laboral ya que supondría una vulneración del derecho fundamental de los trabajadores a su privacidad. Se exige, por tanto, observar en ese tratamiento de los datos el principio de proporcionalidad, es decir, que los mismos sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades para las que se hayan obtenido.

¿Es legal instalar GPS en el móvil a un trabajador?

El Tribunal Constitucional ha establecido que la limitación de los derechos fundamentales del trabajador por parte de las facultades empresariales sólo puede derivarse del hecho de que la propia naturaleza del trabajo contratado implique la restricción del derecho. Además, indica que la constitucionalidad de cualquier medida restrictiva de derechos fundamentales viene determinada por la observancia estricta del principio de proporcionalidad, que no será vulnerado si cumple los siguientes requisitos:

  • Juicio de idoneidad: si la medida es susceptible de conseguir el objetivo propuesto.
  • Juicio de necesidad: si es necesaria en el sentido de que no exista otra medida más moderada para la consecución de tal propósito con igual eficacia.
  • Juicio de proporcionalidadestricto: si esta medida es equilibrada, por derivarse de ella más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto.

Para determinar la proporcionalidad en el tratamiento de estos datos habría que analizar caso por caso, valorando la situación concreta en que se encuentra el empresario para ver si se justifica el tratamiento. Con carácter general, podemos indicar que bajo ningún concepto la empresa debe recoger datos de localización de un empleado fuera de la jornada laboral, debiéndose dotar a los equipos y vehículos con sistemas de localización, de un sistema que permita la desactivación de esa función de localización para supuestos de uso con fines privados.

Conservación de los datos de geolocalización

Los proveedores de servicios y aplicaciones de geolocalización deben implementar políticas de conservación de los datos que garanticen que tanto los datos de geolocalización como los perfiles que se creen a partir de los mismos, se eliminen tras un periodo justificado de tiempo.

Los datos relativos a la localización de un empleado no pueden ser conservados sino por una duración pertinente en consideración a la finalidad del tratamiento que ha justificado la geolocalización.

Respecto a los fines que pueden justificar la creación de un dispositivo de geolocalización una duración de dos meses se considera como adecuada.

Los datos de localización pueden ser conservados por un período superior a dos meses:

  • Si una reglamentación específica la prevé;
  • Si dicha conservación se requiere para fines de prueba de la ejecución de un servicio, cuando no es posible aportar la evidencia por otros medios. En ese caso, la duración de conservación se fija en un año, esta duración no obstaculiza una conservación superior en caso de controversia de servicios prestados;
  • Si la conservación se lleva a cabo para mantener un histórico de los desplazamientos  con fines de optimización de rutas, por un período máximo de un año.

Medidas de seguridad en datos de localización geográfica

Al tratarse de datos de carácter personal no calificados como de nivel medio o alto, se deberán observar las medidas de seguridad de nivel básico. Se elaborará un Documento de Seguridad que contenga:

  1. Ámbito de aplicación del documento con especificación detallada de los recursos protegidos.
  2. Medidas, normas, procedimientos y reglas dirigidos a garantizar el nivel de seguridad exigido en este Reglamento.
  3. Funciones y obligaciones del personal.
  4. Estructura de los ficheros con datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
  5. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
  6. Los procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

También se determinarán los métodos de identificación y autenticación, de control de accesos, gestión de soportes y copias de respaldo y recuperación.

Sentencia del Tribunal Supremo acepta el uso de aplicaciones de localización a trabajadores

En una sentencia del 2012, el Tribunal Supremo da la razón al empresario por la utilización de este sistema de control de uno de sus trabajadores.

La empresa, por diferentes medios sospechaba de una mala conducta en sus relaciones laborales de un trabajador. Como consecuencia de ello, decide instalar un sistema de localización de GPS en el vehículo de la empresa además de contratar los servicios de un detective privado.

Después de hacer esto, la empresa envía una carta al trabajador recordándole que debe cumplir con sus obligaciones derivadas del puesto de trabajo y además que según el Estatuto de los Trabajadores, el empresario puede adoptar las medidas que considere adecuadas de vigilancia y control para poder comprobar el cumplimiento de esas obligaciones, aunque no le comunica de una forma expresa la instalación del sistema de geolocalización y por supuesto tampoco la contratación del detective.

A consecuencia de estas investigaciones, el empresario comunica al trabajador su despido con el siguiente argumento “supuesta comisión de una falta de transgresión de la buena fe contractual y abuso de confianza en el desempeño del trabajo“.

En la demanda inicial presentada por el trabajador, éste hace referencia a la vulneración de determinados principios que atenta contra sus datos personales, considerando que se infringe su derecho a ser informado del uso de esos dispositivos y su derecho a prestar su consentimiento. Considera, por tanto, que los datos se han obtenido de manera fraudulenta.

El Tribunal considera que el sistema utilizado por la empresa cumple los tres requisitos para considerar que la medida es proporcional al fin perseguido: juicio de idoneidad, juicio de necesidad y juicio de proporcionalidad en sentido estricto. Por ello rechaza la demanda del trabajador.

Criterio de la AEPD

La AEPD emitió un informe sobre la posibilidad de utilizar sistemas de GPS para controlar la actividad de los trabajadores, destacando del mismo que:

  • En el caso de existir una relación laboral, no debe aplicarse el principio de consentimiento
  • Sí debe aplicarse el principio de información, contemplado en el artículo 5 de la LOPD
  • Puesto que esta información contiene datos personales, el fichero debe estar declarado en el Registro General de Protección de Datos de la AEPD.

Existen numerosos casos presentados ante la AEPD por este motivo y en todos los ellos se ha procedido al archivo las denuncias presentadas por parte de los trabajadores.

Por tanto, si la empresa utiliza estos dispositivos de geolocalización con los trabajadores, debe tener  cuidado, no se pueden utilizar fuera de los horarios de trabajo y se debe informar a los trabajadores sobre ello.

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